Obiectiv: Implementarea unor proceduri și instrumente digitale care să automatizeze procesele de urmărire și evaluare a rezultatelor. Acestea vor permite colectarea, procesarea și analiza datelor în timp real, oferind o perspectivă clară asupra performanței organizaționale și impactului proiectelor.

I. Etape pentru automatizarea fluxurilor de urmărire și evaluare

1. Analiza proceselor existente

1. Identificarea etapelor critice:

Monitorizarea progresului proiectelor.

Colectarea datelor de performanță.

Generarea rapoartelor.

1. Determinarea nevoilor de automatizare:

Sarcini repetitive (ex.: colectarea manuală a datelor).

Lipsa de acces la informații în timp real.

Dificultăți în consolidarea datelor din surse multiple.

2. Stabilirea obiectivelor

Automatizarea colectării datelor pentru a reduce erorile și timpul de procesare.

Generarea automată a rapoartelor de progres.

Integrarea datelor din mai multe surse într-o platformă centralizată.

II. Proceduri pentru automatizarea fluxurilor

1. Colectarea automată a datelor

1. Stabilirea surselor de date:

Date din instrumente de management al proiectelor (Trello, Asana, Monday.com).

Feedback de la beneficiari prin formulare digitale (Google Forms, Typeform).

Date financiare din platforme ERP sau software de contabilitate.

1. Automatizarea colectării:

Utilizarea unor integratori (Zapier, Make) pentru transferul datelor între platforme.

Configurarea de webhook-uri pentru actualizări în timp real.

2. Standardizarea formatului datelor

• Crearea de șabloane:

Definirea formatelor standard pentru rapoarte (ex.: grafice, tabele comparative).

Uniformizarea metricilor de evaluare (KPI-uri).

• Transformarea datelor brute:

Utilizarea instrumentelor de procesare automată (Excel cu macrocomenzi, Google Sheets cu Apps Script).

• Generarea automată a rapoartelor
  • Setarea rapoartelor recurente: Crearea rapoartelor zilnice/săptămânale automate în platforme precum Google Data Studio, Tableau sau Power BI.
  • Personalizarea rapoartelor: Crearea de rapoarte personalizate pentru diferite părți interesate (management, echipe operaționale, finanțatori).

4. Monitorizarea și evaluarea rezultatelor în timp real

• Configurația dashboard-urilor:

Platforme precum Power BI sau Tableau pentru afișarea rezultatelor în timp real.

Dashboard-uri integrate în Microsoft Teams sau Slack.

• Alarme și notificări automate: Notificări declanșate la depășirea pragurilor critice (ex.: întârzierea unei activități).

III. Instrumente pentru automatizarea urmăririi și evaluării

1. Platforme pentru colectarea datelor care să permită:

Colectarea automată a feedback-ului și transferul acestuia într-un sistem centralizat.

Urmărirea progresului activităților și extragerea datelor pentru rapoarte.

2. Instrumente de integrare care să permită:

Automatizarea transferului de date între aplicații.

Import automat al datelor din Google Forms în Google Sheets sau Asana.

Automatizarea proceselor în ecosistemul Microsoft.

3. Dashboard-uri și instrumente de analiză care să permită:

Crearea de rapoarte interactive conectate la surse multiple de date.

Vizualizarea performanțelor proiectelor și monitorizarea KPI-urilor.

Crearea de spații personalizate pentru urmărirea rezultatelor și organizarea datelor.

4. Soluții ERP și CRM care să permită:

Urmărirea relațiilor cu partenerii și a rezultatelor proiectelor.

Integrarea datelor financiare și operaționale pentru evaluare holistică.

IV. Integrarea instrumentelor în strategia de digitizare

1. Crearea unei arhitecturi digitale integrate

1. Maparea fluxurilor de date: Identificarea conexiunilor dintre surse, platforme și puncte de decizie.
   1. Definirea rolurilor și responsabilităților: Responsabili pentru actualizarea, validarea și analizarea datelor.

2. Implementarea treptată

• Testare pilot: Automatizarea unui flux esențial pentru evaluare (ex.: colectarea feedback-ului de la beneficiari).
  • Scalarea treptată: Extinderea automatizării la nivel organizațional.

3. Monitorizare și ajustare continuă

• Colectarea feedback-ului: Analiza utilizabilității instrumentelor și îmbunătățirea acestora.
  • Ajustarea KPI-urilor: Alinierea metricilor de performanță cu nevoile organizaționale actualizate.

V. Indicatori de performanță (KPI-uri)

1. Timp mediu de generare a rapoartelor: Reducere cu 50% prin automatizare.
2. Precizia datelor: Reducerea erorilor de procesare cu 90%.
3. Gradul de utilizare a dashboard-urilor: Creșterea ratei de utilizare cu 70%.

VI. Beneficii așteptate

1. Eficiență crescută: Eliminarea sarcinilor manuale și repetitive.
2. Acces la date în timp real: Decizii mai rapide și mai bine informate.
3. Transparență și trasabilitate: Monitorizarea clară a progresului și impactului proiectelor.

VII. Concluzie

Automatizarea fluxurilor pentru urmărirea și evaluarea rezultatelor este esențială pentru organizațiile moderne. Integrarea soluțiilor digitale într-o strategie bine definită permite optimizarea resurselor, îmbunătățirea transparenței și creșterea impactului operațional.

Expertul  din cadrul proiectului

Nume, prenume: Șușa Anca Raluca

Funcție: Referent îmbunătățire a managementului organizațional specific OSC S

21/11/2024