Obiectiv: Automatizarea fluxurilor de lucru și integrarea instrumentelor digitale au scopul de a îmbunătăți gestionarea informațiilor, asigurând accesibilitate, transparență și eficiență în utilizarea datelor la nivel organizațional.

I. Etape pentru automatizarea fluxurilor de lucru și gestionarea informațiilor:

1. Analiza inițială a fluxurilor de lucru

1. Cartografierea proceselor existente:

Identificarea etapelor de gestionare a informațiilor.

Detectarea punctelor vulnerabile (timpi morți, erori, redundanțe).

1. Definirea cerințelor:

Nevoi specifice de automatizare și integrare.

Obiective clare legate de eficiența fluxului de informații.

• Stabilirea obiectivelor de automatizare
  • Creșterea vitezei de procesare a informațiilor.
  • Reducerea erorilor manuale.
  • Centralizarea și accesarea rapidă a datelor.

II. Proceduri pentru automatizarea fluxurilor de lucru:

1. Standardizarea proceselor de gestionare a informațiilor

1. Definirea clară a fluxului de informații: Cine creează, aprobă și folosește informațiile.
   1. Crearea șabloanelor standardizate: Documente și baze de date predefinite (ex.: rapoarte, fișe de proiect).
   1. Reguli de denumire și stocare a fișierelor: Structuri consistente pentru arhive și documente electronice.

2. Automatizarea colectării și procesării informațiilor

• Colectarea automată a datelor Utilizarea de formulare digitale pentru introducerea datelor.
  • Prelucrarea automată a datelor: Utilizarea scripturilor și algoritmilor pentru analiza inițială

3. Automatizarea aprobărilor și notificărilor

• Fluxuri de aprobare automatizate: Utilizarea platformelor digitale pentru aprobări bazate pe criterii predefinite.
  • Notificări automate: Alertarea echipelor despre actualizări sau probleme critice.

4. Crearea unui sistem centralizat de stocare și acces

• Implementarea unei soluții de cloud
  • Sistem de acces pe bază de roluri: Permisiuni diferențiate pentru securizarea informațiilor.

III. Instrumente pentru automatizarea fluxurilor și gestionarea informațiilor:

1. Instrumente de colectare și stocare a datelor digitale care permit colectare automată, procesare inițială și stocare centralizată; automatizarea procesării datelor și colaborare în timp real; crearea de baze de date dinamice pentru gestionarea proiectelor și documentației.

2. Instrumente de integrare și automatizare care să permită:

Conectarea diferitelor aplicații pentru a automatiza fluxurile.

Automatizarea proceselor în ecosistemul Microsoft.

Personalizarea fluxurilor în Google Workspace.

3. Instrumente de analiză și raportare care să permită:

Vizualizarea datelor pentru luarea deciziilor informate.

Generarea rapoartelor interactive din datele centralizate.

IV. Integrarea instrumentelor digitale în strategia de gestionare a informațiilor:

1. Planificarea integrării

1. Stabilirea arhitecturii digitale: Crearea unei rețele de instrumente care să acopere toate etapele gestionării informațiilor.
   1. Definirea fluxurilor de date: Conexiuni între aplicațiile utilizate.

2. Implementarea etapizată

• Testarea inițială: Automatizarea unui flux limitat pentru identificarea problemelor.
  • Extinderea treptată: Automatizarea proceselor adiționale, inclusiv raportarea și analiza.

3. Măsurarea performanței

• Indicatori de performanță (KPI-uri):Timpul economisit, reducerea erorilor, nivelul de accesibilitate.
  • Raportare periodică: Monitorizarea impactului soluțiilor implementate.

V. Beneficii și impact:

1. Eficiență crescută: Procese mai rapide și fără întreruperi.
2. Accesibilitate îmbunătățită: Informațiile sunt disponibile în timp real pentru toți utilizatorii autorizați.
3. Transparență și trasabilitate: Fluxuri clar documentate, cu istoric accesibil.
4. Reducerea erorilor umane: Automatizarea elimină problemele cauzate de procesarea manuală.

VI. Concluzie:

Automatizarea fluxurilor de lucru și integrarea instrumentelor digitale asigură o gestionare eficientă a informațiilor în organizații. Prin utilizarea unor soluții digitale adaptate nevoilor specifice, organizațiile pot îmbunătăți colaborarea, accesibilitatea și luarea deciziilor bazate pe date.

Expertul  din cadrul proiectului

Nume, prenume: Șușa Anca Raluca

Funcție: Referent îmbunătățire a managementului organizațional specific OSC S 08/11/2024